Speditionssoftware Basics
Die Gehr Speditionssoftware verfügt in der Grundversion über alle essenziellen Funktionen der Transportabwicklung – von Angebot und Auftragserfassung über Abrechnung und Disposition bis hin zur Fuhrparkverwaltung. Darüber hinaus ist das Programm mit zahlreichen Schnittstellen und optional hinzubuchbaren Funktionsmodulen ausgestattet, mit denen auch komplexere Arbeitsprozesse innerhalb eines Systems vernetzt werden können. Dazu gehören beispielsweise der OrderPilot, der alle Transporte direkt online erfasst und überwacht, oder die Anbindung diverser Telematiksysteme zur Vereinfachung der Kommunikation zwischen Fahrer und Disponent.
Die logisch aufgebaute, einfach zu bedienende Nutzeroberfläche reduziert die Einführungszeit auf ein Minimum. Das BISG-Gütesiegel gibt zusätzliche Investitionssicherheit in einem schnelllebigen Marktumfeld.
In Abhängigkeit der eingesetzten Lizenzversion (DyCoS one oder Gehr Dispo SP) sind einige der nachfolgend beschriebenen Funktionsabläufe nicht enthalten oder als optionale Zusatzmodule zubuchbar.
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Vertrieb – Angebotsverwaltung
Telefonische und schriftliche Angebote verwalten
Vergessen Sie die Zettelwirtschaft. Erfassen Sie Angebote direkt in der Speditionssoftware. Ihr Speditionsprogramm vergisst nichts! Entscheiden Sie selbst, ob Sie eine telefonische Preisabgabe mit minimalstem Aufwand oder ein schriftliches Angebot mit detaillierten Fracht- und Konditionsangaben erfassen. Jederzeit haben Sie Ihre Angebote im Griff und wissen genau welche Konditionen Sie wann und wem genannt haben.
Mit der Wiedervorlageliste haben Sie alle Angebotsdaten im Blick. Vermerken Sie Absagen und entsprechende Gründe direkt im Angebot.
Kontrollieren Sie Ihren Vertriebserfolg mit wenigen Klicks und ohne Doppelerfassung.
Wandeln Sie ein Angebot zum Auftrag
Haben Sie ein Angebot gespeichert, wandelt die Speditionssoftware dieses per Knopfdruck zum disponierbaren Auftrag.
Auftragserfassung-Auftragsverwaltung
Der Auftrag – Das zentrale Element!
Unschlagbar einfach und nach dem Motto „schnellstmögliche Erfassung“. Mit einem einzigen Pflichtfeld erfassen Sie Aufträge in sekundenschnelle.
Der Auftragsbildschirm kann an die Bedürfnisse eines jeden Benutzers angepasst werden. So lassen sich z.B. Felder und Spalten ein- oder ausblenden und Spalten verschieben. Wiederkehrende Aufträge wie z.B. Linien, Kontrakte oder feste Relationen werden nur einmal erfasst und können beliebig oft kopiert werden.
Durch optionale Import-Schnittstellen können Aufträge direkt in das System eingelesen werden und stehen sofort zur Disposition bereit.
Durch die Funktion “Splittauftrag” lässt sich jeder Auftrag in beliebig viele Unteraufträge aufsplitten. Das ermöglicht z.B. Vorholung und Hauptlauf oder den Einsatz mehrerer Dienstleister für einen Auftrag.
Der Frachtpreis kann direkt als Pauschalpreis, Gewichtspreis, Stunden- Tages- oder Kilometerpreis eingegeben werden. Mit dem „Tarifgenerator” können komplexe Tarifmodelle abgebildet werden, die Frachtpreise werden dann automatisch ermittelt. Durch den integrierten “Preisbildschirm” lassen sich jederzeit Zusatzleistungen wie z.B. Wartezeiten, Zollgebühren, Kranstunden usw. zum Auftrag hinzufügen.
Direkt im Auftragsbildschirm lassen sich alle relevanten Formulare wie z.B. Auftragsbestätigung, Transportauftrag, Frachtbrief, Rollkarte, CMR usw. erstellen. Auf Knopfdruck können alle Formulare per Fax oder E-Mail an die entsprechenden Ansprechpartner versendet werden.
Sie erwarten mehr Funktionalität? Kein Problem – Sie haben die Wahl!
- Auftragsvorlagen und Kontrakte
- Ablieferbelege, Bilder, Dokumente und E-Mails können dem jeweiligen Auftrag zugeordnet werden
- Individuelle Definition von Pflichtfeldern
- Preisdefinitionen per Tarifmatrix
- Last- und Leerkilometerermittlung und Routenoptimierung
- Auftragsstatusinformationen / Trackingdaten automatisch versenden
- Übermittlung der Auftragsdaten per SMS oder EMail an den Fahrer
- Auftragstransfer zwischen mehreren Mandanten
- Auftragssplitting in beliebig viele Unteraufträge (z.B. Vorholung, Hauptlauf und Zustellung)
- Mehrsprachige Ausgabebelege
- Wahlweise sofortige Disposition in der Auftragsmaske oder Disposition im grafischen Dispobildschirm
usw….
Auftragsrecherche – Genial einfach
Gesucht – Gefunden !
Die “Auftragsübersicht” ermöglicht Auftragsrecherchen für jede erdenkliche Situation.
- Welches Fahrzeug hat am 11.Juli in Berlin für welchen Frachtzahler geladen?
- Welcher Unternehmer fährt oft nach Dänemark?
- Wie war die Frachtrate einer bestimmten Relation?
- Welcher Fahrer war schon oft an einer bestimmten Ladestelle?
Solche Fragen beantwortet die “Auftragsübersicht” auf Knopfdruck.
Ist der Auftrag oder die Aufträge gefunden, stehen die wichtigsten Auftragsinformationen sofort zur Verfügung.
Disposition
Behalten Sie Ihre offene Aufträge und die Auslastung Ihres Fuhrparks im Blick
Vergessen Sie Excellisten!
Haben Sie einen Auftrag erfasst, ist dieser sofort in der Dispositionsmaske als nicht disponierter Auftrag sichtbar. Per Drag&Drop werden offene Aufträge dem Fahrzeug zugeteilt.
Highlights:
- Direkte Auftragserfassung im Dispoplan
- Einfache und übersichtliche Bildung von Touren
- Fremdfahrzeuge können eingeblendet werden
- Benutzerbezogenes individuelles Layout
- Anzeige Auftragsstatus
- Individuelle Anzeige von Zusatzinformationen wie Lade/Entladestellen, Erlöse, Referenznummer…
- Disposition mit mehreren Bildschirmen
- Gebietsbezogene Disposition
usw…
Dashboard – unterwegs und doch immer informiert
In komprimierter und verdichteter Form zeigt Ihnen die Online-Chefübersicht mit einem Klick die wichtigsten Kennzahlen Ihres Unternehmens.
Über das Dashboard haben Sie z.B. Ihren Umsatz, die Anzahl der Aufträge oder Ihren Gewinn aus den Ladungsverkäufen usw. immer im Blick. Egal ob Smartphone, Tablet, MAC oder PC. Alles was Sie benötigen ist ein Internetzugang.
Rechnungen schreiben
Die zuvor kontrollierten Aufträge können als Einzel – oder Sammelrechnung fakturiert werden. Alle abrechnungsrelevanten Auftragsinformationen werden aus dem Auftrag in die Fakturierung übernommen. Eine Doppelerfassung entfällt.
Folgende Funktionen stehen zur Verfügung:
- Fakturierung mit und ohne auftragsbezug
- Nachbelastungen
- Gutschriftsverfahren für Unternehmer
- Gutschriftsanforderung für Kunden
- Rechnungen per Mail versenden
- Automatische Rechnungsarchivierung
- Abrechnungsrelevante Auftragsdokumenten können automatisch zur Rechnung ausgedruckt und/oder per Mail verschickt werden
- Online Bereitstellung der rechnungsbezogenen Auftragsdokumente für den Kunden
- Direkter Link auf dem Rechnungsformular zur Anzeige der Onlinebelege)
- Kundenindividuelle und selbst anpassbare Rechnungsformulare
usw…
Offene Posten verwalten / Mahnung / Zahlungseingang
Übersichtlich und einfach zu bedienen
Sofort nach dem Druck der Rechnung oder Einbuchung des Unternehmer- bzw. Lieferantenbeleges, stehen diese in der Offenen Posten Liste bereit. Erledigen Sie den Zahlungseingang oder die Erstellung der Mahnung mit wenigen Klicks. Verpassen Sie keine Termine und halten Sie Ihre Liquidität im Blick. Ohne buchhalterischen Kenntnisse erledigen Sie
- die Verwaltung Ihrer offenen Posten
- erstellen Mahnvorschläge für Kunden und Unternehmer
- automatisieren Ihre Mahnabläufe und optimieren so die Zahlungsmoral
Auswertungen
Aussagekräftige Auswertungen sind die Grundlage jeder erfolgreichen unternehmerischen Entscheidung.
Zum Umfang der speditionellen Auswertung gehören:
- Kunden- und Unternehmerumsatz mit Periodenvergleich und ABC-Analyse
- Fahrzeugauswertung
- Tourauswertung
- Speditionsbuch
- Kundenzufriedenheitsauswertungen
- KPI-Statistiken
usw…
Fuhrpark- und Personaltermine
Die integrierte und umfangreiche Fuhrpark- und Personalverwaltung inkl. Fristen, Verwaltung von Zubehörteilen und Wartungs- und Ausfallzeiten lässt keine Wünsche offen.
Vergessen Sie die zusätzliche Pflege von Excellisten und nutzen Sie die integrierten Funktionalitäten wie z.B.
- Fahrzeug-, Trailer- und Personalverwaltung
- Servicetermine
- Fahrzeugzubehör
- Ausfallzeiten für Personal (Urlaub…)
- Ablaufkontrolle Personaltermine (ADR, Führerschein…)
usw…
Die wichtigsten Funktionsbereiche
